I. 任务

档案收藏中心(CAC)的任务是获取, 保存, 并提供档案和参考资料，以支持BGSU的教学, 学习, 博天堂官方网站, 服务目标.

              收购. CAC在定义的主题范围内获取材料，包括BGSU的历史, 俄亥俄州西北部地区, 大湖地区和连接的水道, 学生事务和高等教育, 珍本书籍.  在其收集范围内, CAC通过物理和数字格式获取材料，包括, 但不限于, 未发表的文件和手稿, 照片, 罕见的书, 出版物, 报纸, 蜉蝣, 还有音频和视频记录.  所有收购均由CAC自行决定. 

             保存. CAC致力于确保其实物和数字馆藏的长期保存，以便后代可以继续访问它们.  物理材料被安置在适当的容器和外壳中, 保护程序适用于损坏的, 脆弱的, 或者易损物品.  数字材料存储在安全的服务器上，这些服务器根据涉及数据存储的标准实践进行管理, 安全, 和完整性. 

             提供访问. CAC致力于为BGSU的本科生和博天堂官方网站生提供访问其控股的机会, 教师, and administrators; 访问学者; 以及普通大众.  根据专业标准创建的材料的描述可在CAC网站和大学图书馆的在线公共访问目录(Maurice)上获得。.  在Wm五楼的CAC可以获得材料. T. 杰罗姆图书馆，在那里精选的材料也定期展出.  CAC还尽可能在网上提供材料的数字替代品. 

CAC还致力于吸引当前和未来的博天堂官方网站人员，并通过外展活动推广其藏品.  这些活动包括定期旅游, 课堂教学环节, 并与教师和学生合作，将CAC材料纳入本科和博天堂官方网站生课程. CAC同样寻求与俄亥俄州西北部周边社区的合作, 历史的社会, 博物馆, 公共图书馆, 以及系谱组和组织.

II. 主要功能

廉政公署通过以下主要职能履行其使命:

1. 收购, 组织, 描述, 保存, 在网信办的收集范围内公开资料.
2. 管理BGSU的档案管理程序，以确保系统地保留和保存大学档案.
   
3. 通过积极推广服务于博天堂官方网站和学术, 使BGSU社区能够访问并鼓励使用材料, 访问学者, 以及普通大众.
4. 作为一种教育资源，帮助激励和鼓励所有学院和年级的教学和学习, 并就第一手资料的教育价值提供指导.
5. 为图书馆和档案学专业的学生提供专业培训和专业丰富的机会.
6. 促进与CAC五个收集部门相关的博天堂官方网站和学术成果.

3. 集开发

CAC寻求获得属于其专题收集范围的原始资料, 被认为具有持久的历史价值, 支持教学, 学习, 博天堂官方网站, BGSU的服务目标.

廉政公署的收款发展活动分五个部门进行, 包括大学档案, 西北俄亥俄收藏馆, 五大湖的历史收藏, 国家学生工作档案, 以及珍本和特别藏书.  下文将进一步说明这些划分.

1.    大学档案馆

CAC是大学档案馆的所在地，是BGSU历史记录的最终存储库.  大学档案的主要目的是保存并提供开放访问大学记录，记录了BGSU从1910年成立到现在的历史.  这些记录包括处理行政事务的记录, 业务, 学术, and athletic matters; 教师 and student organizations; university 出版物, 包括 BG新闻 和 关键年鉴; and 照片.  大学档案馆更喜欢以原始格式收集记录, 无论是模拟还是数字, 但出于保存目的，可能会根据图书馆长/大学档案管理员的决定进行重新格式化.

CAC主要通过管理BGSU的记录管理计划为大学档案馆获取记录.  请注意，由BGSU董事会授权，并遵守第149条.俄亥俄州修订法典第33条, 所有大学办公室都必须遵守BGSU的记录管理计划.  大学办公室将记录或其他历史物品转移到大学档案馆应按照部门保存时间表和/或大学总体保存时间表进行.  寄送材料前请与图书馆馆长/大学档案管理员或档案经理/助理大学档案管理员联系.  所有的购买都是由馆长/大学档案管理员决定的.  不接受任何机密记录. 

以下是学校档案馆从学校学术和行政单位收集的资料:

       a.  校董会正式会议记录.

      b.  总统办公室的记录, 包括行政通信, 主题文件, 和报告.

       c.  总统内阁记录, 包括通信, 课程发展记录, 认证文件, 主题文件, 和报告. 包括总统内阁在内的办公室可以在BGSU的大学领导组织结构图上查看.

        d.  注册主任的记录，包括课程表, 学生目录, 以及其他定期发布的报告.

        e.  所有主要学术和行政委员会、理事会和委员会的会议记录和报告.

        f.  部门的记录, 包括分钟, 年度报告, 项目评审, 以及其他重要的历史记录.

        g.  年度预算.

        h.  有关成绩、入学、毕业和种族/民族的统计数据.

        i.  学生组织记录, 包括分钟, 报告, 会员名单, 出版物, 照片, 以及视听媒体.

        j.    所有以BGSU的名义分发的宣传和内部出版物、通讯和小册子.  这包括但不限于目录, 毕业典礼程序, 特别公告, 年鉴, 学生报纸, 目录, 新闻稿, 海报和短暂的材料.

        k.  照片，底片，幻灯片，音频和视频，和其他媒体显著记录BGSU.

        l.  地图，印刷品，建筑图纸/记录BGSU的物理历史.

        m.  保存缩微胶卷的副本，其中包含与波士顿州立大学历史有关的重要永久记录.

2.    西北俄亥俄收藏馆

CAC的西北俄亥俄收藏包含了记录西北俄亥俄地区从1820年到现在的历史的原始资料.  该部门的收购包括但不限于组织记录, 个人及家庭文件, 照片, 报纸, 发表材料, 以及音频和视频媒体.  学科优势包括政治和政府的历史, 有组织的劳工和劳工行动主义, 宗教和宗教组织, 农业, 美国内战, 还有妇女和妇女组织.

CAC西北俄亥俄收藏的收购主要集中在与19个县有关的材料，这些县组成了俄亥俄西北部地区, 包括, 但不限于, 艾伦, 克劳福德, 无视, 伊利, 富尔顿, 汉考克, 哈丁, 亨利, 休伦, 卢卡斯, 渥太华, Paulding, 普特南, 桑达斯基, 塞内加, 范维尔特, 威廉姆斯, 木, 和怀安多特县.

3.    五大湖的历史收藏

五大湖历史收藏(HCGL)的主要目的是收集, 保存, 并提供记录五大湖地区和连接水道的历史资料.  收藏集中于1812年至今，大部分收藏记录了从1860年到现在的年份. HCGL寻求与商业航运有关的材料, 造船, 导航, 海事法, 商业捕鱼, 沉船, 游艇, 劳动的历史, 通俗文学, 淡水生态学, 海洋文化, 以及五大湖港口的历史.  收集的材料类型包括手稿, 剪报, 照片, 地图, 船舶数据表, 船舶建筑图纸, 以及出版的材料. 

4.    国家学生工作档案

国家学生事务档案馆(NSAA)专门记录学生事务和高等教育组织.  CAC于1982年建立了NSAA，以表彰BGSU在博天堂官方网站方面的强大历史贡献, 教育, 以及学生事务和高等教育管理方面的专业培训, 从那时起，NSAA已经发展成为国家历史记录的主要存储库, 区域, 以及为这些领域的专业人士提供服务的州(俄亥俄州/密歇根州)组织.  NSAA中的其他材料包括活跃在学生事务和/或高等教育管理领域的个人文件, 以及相关的出版资料.  而CAC并没有限制其NSAA收购的特定时期, 该部门目前持有的股份从1903年至今.

5.    罕见的书 & 特殊的集合

珍本和特别藏书部收藏, 保存, 并使博天堂官方网站人员能够获得第一手资料, 罕见的, 或支持BGSU社区和学者的博天堂官方网站和课程需求的独特材料.  目前的收藏重点包括20世纪中期至今的美国诗歌, 垮掉的一代出版的出版物, BGSU创意写作项目的杰出毕业生, 以及俄亥俄西北部作家的诗歌. 加上大卫·D. 和Patricia A. 安德森中西部文学收藏中心, 这是布朗流行文化图书馆和珍本和特别藏书部共同收藏的藏书, 从19世纪晚期到现在的中西部作家的作品被收集起来.  收藏当代艺术家的书籍，扩充当代艺术家的藏书.  Primary and secondary resources supporting the history of print 和 materiality and construction of the book in the Western world provide crucial support for inquiry into the collection; emphasis on 收购 of these materials is placed on exceptional pieces 包括 notable examples of book binding, 书的生产, 或是19世纪至今的书籍装饰.

从历史上看，这个系列的早期印痕都很丰富, 小型和私人出版社书籍, 还有18 -20世纪著名文学作品的初版.  这些优势在教学和博天堂官方网站中仍然得到维护和支持, 但收购现在的重点是不同的方向. 

IV. 材料类型和格式

在其收集范围内, CAC寻求获得广泛的材料类型, 包括未发表的文件和手稿, 照片, 罕见的书, 出版物, 报纸, 蜉蝣, 还有音频和视频记录.  收集的材料可以是物理格式或数字格式.

尽管一个项目的内容是决定CAC是否选择获取它的最重要因素, 项目的具体条件或格式也在评估过程中发挥作用.  例如, 剪贴簿等材料在加入收藏之前将对其状况或内容进行评估.  另外, 除某些例外情况外, CAC通常不接受存在重大迁移问题的过时格式的材料, 或包含在CAC没有播放设备的媒体上. CAC没有适当的观看或播放设备的媒体包括8英寸软盘, 5个1/4英寸软盘, 硝酸盐薄膜.

在理想的情况下, 数字对象应该存在于开源中, 非专有, 与技术无关的文件格式, 例如基于文本的文件的PDF, TIFF格式的数字图像, MP3音频文件, 和MPEG4视频文件.  CAC可以决定加入其他数字文件格式, 即使他们并不理想, 由其自行决定.

最后, 以保护和促进其现有财产的长期保存, CAC不接受含有霉菌的物品.

V. 历史资料的获取

图书馆馆长/大学档案管理员, 与廉政公署职员合作, CAC催收发展的主要责任是谁.  CAC材料通常通过以下方式获取:

1.    大学记录的保管转移 -保管转移是CAC获得大多数大学记录的主要手段. 保管转移只适用于法律保管从一个办公室转移到另一个办公室的公共记录. 仅在部门记录保留计划和/或BGSU一般记录保留计划中标识为历史记录的记录, 或由图书馆馆长/大学档案管理员或档案经理/助理大学档案管理员认为具有历史意义, 是否有资格移交至大学档案馆并永久保存. 各办事处须遵照部门留用时间表及/或一般留用时间表的指示, 哪些可以在CAC网站上找到. 档案经理/助理大学档案管理员必须在档案转移之前由办公室联系. 经鉴定为非历史性的记录或其他物品将按照保存时间表进行处理, 否则将被调回原办公室.

2.    捐赠 -您是否知道或希望捐赠符合CAC收集范围的资料, 请联络图书馆馆长/大学档案管理员, 首先通过电话, 邮件, 或电子邮件. 我们的政策是鼓励捐赠与本署藏品范围相符的资料. 如果馆长/大学档案管理员有权丢弃或以其他方式移除不需要的物品，则可以接受具有混合历史价值的材料作为礼物. 图书馆馆长/大学档案管理员有权拒绝接受情况不佳或有严格捐赠限制的捐赠.  All donations must be represented on an Instrument of Gift form that includes a description of the materials; name, address, and signature of donor; date of donation; description of any restrictions attached with the donation; and signature of a CAC staff member 和 Head Librarian/大学 Archivist accepting the donation.

3.   重新格式化 -材料也可以通过重新格式化的过程获得.  原始记录不能捐赠的, CAC保存实验室可以将记录数字化和/或缩微，并加入重新格式化的替代品.  民航处通过重新格式化获得的记录包括报纸, 地方政府档案, 剪贴簿, 以及大学的记录, 历史学会和博物馆, 和教堂.

VI. 查阅馆藏

除了极少数例外，CAC将提供对其所有藏品的完整和普遍访问.  标识为不对公众开放的材料, 根据捐赠协议的规定, 会被人注意到吗. 类似的, 法律规定不对公众开放的大学官方记录除外, 大学政策, 或适当的记录保留和处理时间表.

7. 合作协议与谅解

CAC与从事鉴定的私人和公共组织合作, 收购, 保存历史原始资料. CAC将把收集不符合本收集政策指导方针的捐助者或潜在捐助者转介到更合适的存储库. 对于具有重要历史价值的集合，如果不能被更合适的存储库接受或充分维护，则会例外.

8. 听

与廉政公署工作人员合作, 图书馆馆长/大学档案保管员将定期审查大学和非大学的藏品，以决定它们是否应该保留在馆藏中. 如果CAC确定一个特定的集合需要取消加入, 将尽一切努力将保管权和所有权转让给另一个储存库或捐赠者.  这种审查和收款管理做法将按照专业准则和标准进行, 包括美国档案工作者协会 重新评估及退让指引和美国图书馆协会的 珍本图书道德行为规范, 手稿, 和特殊馆藏馆员, 附有支持准则的机构实务指引.

本政策最后更新于2018年8月1日